¿Qué es la gestión por procesos?
Importancia en una empresa
Se refiere a distribuir los procesos que se llevan a cabo para cumplir los objetivos estratégicos. Todo proceso debe cumplir con un diseño o arquitectura necesarios para poder medir el éxito y para que los procesos se alineen con los objetivos. Esto ayudará a que no se pierda el foco y que además no se gasten recursos innecesarios.
Es fundamental que la persona encargada de la empresa eduque de forma organizacional a los gerentes con el fin de que estas gestiones los procesos lo más efectivo posible.
Los motores de flujo deben controlar a los flujos de procesos y medirlos de forma adecuada para que los administradores gestionen los procesos correctamente.
¿Qué es la gestión por procesos?
La gestión por procesos es un modelo que se reconoce de forma mundial porque permite el cambio organizacional. La misma se centra en aspectos importantes como la capacitación del personal, la modernización de la tecnología y el trabajo normativo.
Es un conjunto de labores que permite crear valor para los clientes, satisfacer las necesidades de los clientes, dar uso y un objetivo claro a cada puesto de trabajo, y definir que los empleados son el recurso más importante en una empresa.
Una empresa es eficiente si los procesos de transformación o creación son eficientes.
¿Qué problemas soluciona la gestión por procesos?
Algunas empresas no logran obtener mayores réditos económicos porque sus procesos son lentos, entonces gestionar los procesos permite detectar las fallas y dar una mejora al método. Por ejemplo, si una empresa comercializadora de azúcar detecta que el proceso de empaquetado está funcionando lento debe detectar la causa del problema y dar solución rápidamente.
Es crucial recordar que tener un claro entendimiento de cómo funciona una empresa, y realizar un control exhaustivo permitirán detectar una falla incluso antes de que la misma ocurra. Ya que los niveles de producción muestran métricas diariamente que deben ser estudiadas lo antes posible.
Herramientas
Cualquier gestión de procesos requiere de una cierta cantidad de herramientas. Las herramientas se conocen por sus siglas en inglés BPMS, que serían “Business Process Management Software”. Estas herramientas permiten cumplir con el ciclo de vida de BPM.
Esto quiere decir que sin un programa informático calificado para el proceso no se podrá conseguir una gestión de procesos eficaz.
El “Efecto silo”
Se conoce a este fenómeno como un grupo de problemas organizacionales que tienen como protagonista la falta de comunicación o la comunicación no efectiva. Algunas propiedades de la empresa no corresponden con el objetivo final que se desea obtener y por eso se debe cambiar la misma de ser una empresa tradicional a una de gestión por procesos.
Una empresa que siga una gestión por procesos tiene una estructura horizontal en donde cada departamento tiene igualdad de jerarquía en el desarrollo de la empresa, eso es contrario al enfoque tradicional donde todos los departamentos trabajan en conjunto.
La cadena de valor
Describir la manera en la que se desarrollan las empresas y como está sigue con sus actividades es lo que se conoce como cadena de valor. Una cadena se divide en eslabones tal cual como una empresa que lleva a cabo la gestión por procesos y todos estos eslabones deben distinguirse y diferenciarse dentro del circuito productivo.
Mitos de la automatización de procesos
Toda empresa busca automatizar los procesos para poder reducir gastos de operación, reducir el tiempo de las operaciones y aumentar considerablemente las ganancias.
Para automatizar una empresa debe conocer desde el núcleo y entender cada célula de la misma, ya que el desconocimiento no podrá traer mejoras.
Sí un equipo o sí para crear una tecnología se crea un sistema automatizado, esto se traducirá en magnificar la eficiencia de la empresa. Ahora bien, si una operación es ineficiente y se automatiza, también se agranda la ineficiencia de la operación y traerá grandes pérdidas económicas.
Si se hace uso de software administrativo será más fácil realizar una gestión de procesos para entenderlos y luego mejorarlos con el fin de lograr la automatización.
Por eso es un mito que toda empresa automatizada es exitosa, pero lo que sí es un hecho es que una empresa automatizada está más cerca de alcanzar el éxito que una empresa tradicional.
Consejos para implantar un sistema de gestión basado en procesos
- Entender cuáles son los procesos dentro de la empresa y hacer una correcta conexión de los mismos.
- Se debe delegar una dirección eficiente para llevar a cabo la gestión.
- Realizar una hoja de ruta que determine cuáles son los flujos de trabajo, como es la nueva estructura y todo esto con el fin de ayudar a entender a los empleados el proceso.
- Realizar un primer trabajo o gestión para dar explicación a todos.
Problemáticas de implantar la gestión por procesos
Al momento de construir una empresa que siga la gestión por procesos o cuando toca cambiar del sistema tradicional a este nuevo método se generan unas ciertas complicaciones como el “efecto silo” y es necesario tomar acciones adecuadas para encauzar la empresa y su gestión.
Reticencias de directivos y empleados
Cuando los directivos que hacen parte de la empresa tienen una visión tradicional, y toda su vida profesional han seguido un sistema vertical, esto hace complicado emplear la gestión por procesos y el sistema horizontal.
Complejidad organizativa
El marco de mejora continua puede dificultar la organización de la empresa, por eso se requiere implementar de forma adecuada las metodologías y herramientas.
Pasos a seguir para una gestión por procesos
A continuación, te mostraremos una serie de pasos para transformar tu empresa en una que siga una gestión por procesos:
- Fidelizar a los directivos y lograr el compromiso de estos.
- Formar una junta directiva.
- Planificar cuáles serán los procesos y hacer un inventario de los mismos.
- Jerarquizar las funciones y clasificar si los mismos son estratégicos y si son claves para el desarrollo de la empresa.
- Generar un mapa y hoja de ruta que establezca el orden de los procesos a realizar.
- Delegar las funciones para los empleados y determinar las actividades que compondrán los procesos.
- Se debe hacer una prueba piloto que determine si el proceso debe reformularse o seguir adelante.