¿Qué es la automatización de procesos? - Implementación, ventajas y desventajas

que es la automatización de procesos

El avance de la tecnología tiene entre sus múltiples propósitos el mejoramiento de los procesos empresariales. La automatización de procesos es una tendencia tecnológica que busca reducir la dependencia ante el capital humano, a la vez que se aumenta la eficacia productiva, todo sustentado en las nuevas tecnologías.

¿Qué es la automatización de procesos?

Se describe a la automatización de procesos como los mecanismos mediante los cuales se automatizan procesos empresariales de variada complejidad. Sus funciones suelen estar divididas en tres: reducir la intervención de personas, centralización de la información y automatización de los procesos.

¿Cuál es el propósito de la automatización de procesos?

Entre sus objetivos se encuentra la reducción de errores, disminuir la pérdida de información, hacer más transparentes los procesos empresariales, quitar las partes ineficientes de los procesos, aumentar la velocidad de producción e incrementar la vialidad de la comunicación interdepartamental.

Cómo implementar la automatización de procesos

Aunque todas las empresas funcionan de manera diferente, existen cinco principios básicos que se pueden aplicar cuando se tiene como objetivo implementar la automatización de procesos:

Identificar tareas y procesos que se pueden automatizar

Es necesario tomarse un tiempo para precisar qué tareas y procesos pueden automatizarse. Para esto es necesario fijarse en cuáles tienen problemas de eficacia, son repetitivas, siguen rutinas estandarizadas, requieren un número específico de piezas o personal, entre otros factores que suelen tener los procesos abiertos a la automatización.

Establezca sus objetivos organizacionales

Cuando tienes claro hacia dónde se dirige la empresa, las ideas sobre cómo hacer que sea más fácil alcanzar tal destino te guiarán intrínsecamente a la automatización de los procesos de la organización.

Elija las herramientas adecuadas

Para obtener buenos resultados no basta con seleccionar la primera herramienta que se presente, sino seleccionar la más adecuada. En ocasiones la búsqueda de las mejores soluciones puede requerir varios intentos, pero resulta imprescindible para maximizar la eficacia.

Gestión del cambio

Esta parte puede ser difícil, ya que a algunos empleados les puede resultar incómodo el cambio al principio. La clave está en aplicar un adecuado liderazgo que no solo los instruya eficazmente sobre cómo beneficiarse de la automatización de procesos y las nuevas oportunidades que representa el cambio.

Medir y monitorear

Es un error pensar que la automatización de procesos implica un sistema estático. La búsqueda de la máxima eficacia requiere orientar a la organización a buscar constantemente cómo mejorar. Esto se consigue midiendo los resultados y monitoreándolos, de manera que se puedan aplicar mejoras cada vez que se encuentre la oportunidad de maximizar la eficacia.

Ventajas de la Automatización de Procesos

Cuando se aplica correctamente, es capaz de aportar los siguientes beneficios a cualquier empresa:

Transparencia en la Gestión

Debido a que los procesos quedan mejor definidos, son más fácilmente visibles y comprendidos, lo que abre las puertas a mayores posibilidades en la eficacia de la gestión.

Mejorar la productividad

Cuando se eliminan las tareas ineficaces, los trabajos manuales y funciones repetitivas de fácil sustitución, la producción aumenta significativamente, llegando a duplicarse en algunos casos.

Aumenta el cumplimiento

El aumento de la eficacia derivado de la automatización implica una reducción en errores relacionados con las normativas, políticas o pasos perdidos, lo que representa un aumento general del cumplimiento.

Reducir costos

Una mayor eficacia en la producción implica también una disminución significativa en los costes.

Mejor utilización del personal

La automatización de procesos está relacionada con una mejor administración del personal disponible. Se eliminan las funciones donde no es necesario personal y se distribuye de manera más objetiva en áreas en las que pueden ofrecer un mejor rendimiento y utilidad.

Reducir errores

Los errores del tipo error humano o producto de la ineficacia desaparecen como parte de una aplicación adecuada de procesos automáticos.

Desventajas de la Automatización de Procesos

Pese a la gran cantidad de beneficios que aportan, también existen algunas desventajas que se deben tener en cuenta:

Temor a ser excluidos de sus puestos de trabajo

Esta desventaja se ve mayormente reflejada en los empleados. Sucede que la automatización de procesos está relacionada con la reducción de la dependencia al capital humano. De hecho, es una de las principales razones por las que los empleados pueden cerrarse a la idea de la automatización.

Sin embargo, se debe aclarar que, por irónico que resulte, las empresas que aplican estructuras automatizadas tienden a ser más grandes debido al incremento de la automatización. En consecuencia, generan incluso más puestos de trabajo producto de su crecimiento.

Costo de inversión

Esta desventaja no está relacionada con la psicología de los empleados, sino con los responsables del capital de la empresa. Sucede que un plan de automatización de procesos siempre está relacionado con una inversión grande, por lo que antes de aplicarlo se debe hacer un estudio minucioso para determinar si la empresa es capaz de costearlo.

Si bien en algunos casos la inversión puede resultar intimidante, no se debe olvidar que a largo plazo representa muchos beneficios para la empresa, los cuales se relacionan con un incremento sustancial de los ingresos que genera, de manera que la inversión será repuesta a largo plazo si se aplica correctamente el plan.

Pérdida en la flexibilidad

Debido a su naturaleza, los procesos automatizados pueden ser muy rígidos en algunas ocasiones. Cuando el plan de automatización no se aplica adecuadamente, esta desventaja puede ser más grave de lo que debería. Por ello se le debe dar mucha importancia a la aplicación de una automatización que también ofrezca un grado de versatilidad acorde a las necesidades de la empresa.

Automatización de procesos vs automatización robótica

Es un error común pensar que la automatización robótica y la automatización de procesos son sinónimos. La realidad es que la única similitud entre ambos conceptos radica en que ambos se relacionan con la automatización de procesos empresariales.

Sin embargo, la diferencia radica en que la automatización tradicional es mucho más amplia que la robótica, ya que abarca aspectos como la utilización de máquinas, sistemas de almacenamiento, software, actividades de reintegración y datos. Por su parte, la automatización robótica está limitada a las actividades realizadas por humanos y busca una emulación total del trabajo realizado por el Hombre.

Factores que indican que mi empresa necesita automatización

Los siguientes factores pueden ser un indicativo de que es necesario automatizar procesos en la empresa:

  • La comunicación entre los departamentos está presentando fallas.
  • Se están realizando acciones dentro del margen organizacional que no están encaminadas al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
  • Se están ejecutando continuamente tareas sin seguir procesos estándar, lo que está provocando reelaboraciones, desperdicios y fallas en general.
  • Existe un detrimento en la productividad de la empresa, pero no se logra identificar cuáles son las razones detrás de la reducción en el nivel de productividad.
  • La empresa está presentando problemas con el cumplimiento de ciertas normativas políticas para la realización de algunas funciones.
  • No se está siguiendo una estrategia fundamentada para la toma de decisiones, sino que se decide cómo actuar en base a la intuición o emociones.
  • Otras empresas del sector, las cuales cuentan con procesos automatizados, están obteniendo una importante ventaja a nivel competitivo en el mercado debido a su estrategia automatizada.
  • La empresa presenta un estancamiento en el crecimiento.
  • Existen dificultades para monitorear el funcionamiento de todas las tareas organizacionales.