¿Qué es sistematizar?
Definición, importancia y ejemplos
La definición de sistematización en el mundo empresarial es: organizar en un sistema, plan o método, relacionado con cómo funciona la empresa de principio a fin. En otras palabras, se trata simplemente de trazar o escribir, paso a paso, cómo funciona exactamente cada proceso o función dentro de una empresa determinada.
Ejemplo de sistematización en una empresa
Por ejemplo, el propietario de una pequeña empresa pide a un empleado que limpie el cuarto de herramientas de la empresa. Como resultado, el empleado limpiará el cuarto de herramientas hasta un nivel de lo que él o ella considera "limpio".
Sin embargo, lo que un empleado considera "limpio" puede no representar la misma idea de limpieza del propietario. De hecho, cinco personas diferentes pueden tener cinco definiciones distintas de limpieza.
Por lo tanto, para sistematizar el proceso de limpieza del cuarto de herramientas, el propietario de la empresa escribiría, paso a paso, y de manera exacta cómo se imagina un cuarto de herramientas limpio.
Con la definición de sistematización anterior en mente, imagina cada función o proceso de una pequeña empresa, sistematizado de principio a fin. Ahora, imagina que se sistematiza según la visión de organización del propietario.
Cuando se aplica la definición de sistematización a todos los aspectos de una pequeña empresa, se obtiene un negocio en el que se pueden "entregar las llaves", como un gran almacén, por ejemplo, Wallmart, Home Depot, etc.
De esta forma, la cotización de dicha empresa podría subir notablemente en caso de que cotice en la bolsa, con los beneficios que ello conlleva. Además, el propietario de la pequeña empresa tendrá más tiempo para trabajar en el nuevo crecimiento, sin causar un caos indebido o afectar negativamente a la capacidad de producción existente.
En economía a este concepto se le denomina “escalar”. De hecho, la entrega de llaves es también un paso crucial para conseguir que una empresa esté preparada para convertirse en una gran franquicia.
Por otra parte, se debe aclarar que las empresas pueden implosionar debido al caos causado por un crecimiento demasiado rápido. El crecimiento de una empresa está limitado a su sistematización. En este sentido, es prácticamente imposible que una empresa tenga un crecimiento sostenible si no se sistematizan sus procesos.
Otra ventaja de aplicar la sistematización es que permite la creación de una Manual de Operaciones. Este tipo de instructivos tienden a mejorar la productividad de una empresa. Además, facilitan el entrenamiento de nuevo personal y constituyen una importante herramienta en lo que se refiere a la perpetuación de las acciones laborales.
Importancia de sistematizar
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas y empresarios han desarrollado los sistemas que utilizan de forma inconsciente, quizás siguiendo la fórmula de otra persona o adaptando procesos aprendidos en un lugar de trabajo anterior. A veces, desarrollar un sistema es tan sencillo como probar diferentes cosas y repetir lo que funciona bien.
Cuando sistematizas los pasos de tus diferentes procesos, estás prestando atención consciente a lo que haces para documentarlo. Esto le permite ver lo que hace bien y dónde se puede mejorar la eficiencia. La documentación de todos sus sistemas puede mostrarle lugares en los que los pasos pueden combinarse, eliminarse o trasladarse a un sistema diferente para mejorar su buen funcionamiento.
Aunque la sistematización requiere algo de tiempo y esfuerzo, puede reportar dividendos al hacer que tus actividades sean más eficientes y, en última instancia, más rentables.
Además, si tu empresa está creciendo, tarde o temprano, necesitarás añadir empleados, incluso si simplemente subcontratas algunas de sus funciones a un contratista.
Dedicar tiempo a registrar tus pasos facilitará el proceso de incorporación de una nueva persona. Podrás entregarles una lista organizada de sus funciones e instrucciones sobre cómo llevarlas a cabo. Esto es más efectivo que guiarlos personalmente a través de todo el proceso de formación de manera individual.